FAQ MyServicePortal

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  • Wann werden neue Dokumente ins Portal gestellt?

    Am Tag nach der Freigabe der Abrechnung.

  • Kann ich mein Kennwort ändern?

    Die Einrichtung Ihres Benutzerkontos ist nur nach der Einladung per Mail möglich. Ihr Kennwort aber können Sie jederzeit verändern.
  • Was gibt es bei der Passwortvergabe zu beachten?


    Mind. 8 Zeichen und mind. Passwortstärke 'Mittel'.

    Die Passwortstärke wird anhand der folgenden Kriterien berechnet:

    - Länge des Kennworts (+)

    - Anzahl der Großbuchstaben (+)

    - Anzahl der Kleinbuchstaben (+)

    - Anzahl der Ziffern (+)

    - Anzahl der Sonderzeichen (+)

    - Wiederholende Zeichen (-)

    - Sequentielle Zeichen (-)

    - Sequentielle Ziffern (-)

  • Kann ich meine E-Mail Adresse ändern?

    Wenn Sie Ihr E-Mail Postfach ändern möchten, ist eine Änderung im HR-System notwendig.

    Teilen Sie dies bitte der in Ihrem Unternehmen verantwortlichen Abteilung mit (z.B. Personalabteilung oder Dienstleister für Personalabrechnung).
  • Ist die Einführung von MyServicePortal mitbestimmungspflichtig?

    Hier gibt es unterschiedliche Auffassungen und Interpretationen der Gesetzeslage. Nach Rechtsauffassung vieler Arbeitegebernaher Juristen hat der Betriebsrat kein generelles Mitbestimmungsrecht bei diesem Thema. Ein Informationsrecht besteht aber sehr wohl. Wir empfehlen unabhängig davon in jedem Fall eine frühzeitige Information und Einbindung des Betriebsrates. 
  • Kann ich die Ansicht meiner Daten ändern?

    Den Umfang der angezeigten Stammdaten legen Sie selbst fest. Diese können Sie jederzeit durch eine Auswahl im Menü erweitern oder wieder reduzieren. In der Standard-Einstellung sind nur die Pflichtfelder eingeblendet.
  • Muss ich mein Kennwort nach der ersten Anmeldung ändern?

    Sie können Ihr Kennwort nach der ersten Anmeldung ändern müssen es aber nicht.
  • Warum kann ich mein Kennwort nicht zurücksetzen?

    Wir nutzen für diesen Zweck eine ähnliche Funktion. Wenn Sie die Funktion "Kennwort Vergessen" unterhalb des Logins nutzen und Ihre E-Mail Adresse eingeben bekommen Sie einen Link zugesendet, der eine zeitliche Gültigkeit von 60 Minuten ab der Anforderung hat. Mit diesem gelangen Sie in das Portal und können sich ein neues Kennwort vergeben.
  • Woher bekomme ich meine Personalnummer?

    In den meisten Fällen finden Sie Ihre Personalnummer auf der monatlichen Lohn-Gehaltsabrechnung. Alternativ fragen Sie bitte bei der in Ihrem Unternehmen verantwortlichen Abteilung mit (z.B. Personalabteilung oder Dienstleister für Personalabrechnung) nach.
  • An wen kann ich mich wenden, wenn meine E-Mail-Adresse sich ändert?

    Teilen Sie dies bitte der in Ihrem Unternehmen verantwortlichen Abteilung mit (z.B. Personalabteilung oder Dienstleister für Personalabrechnung) mit.
    Ansonsten nutzen Sie die E-Mail-Adresse: myserviceportal@vrg-hr.de 
  • Wie lange werden Dokumente im Portal archiviert?

    Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente in der Personalabrechnung ist in der Regel gesetzlich festgelegt und je nach Dokumententyp unterschiedlich. In einigen begründeten Ausnahmefällen kann von der Aufbewahrungsfrist durch die Unternehmen abgewichen werden. Wir ermöglichen mit unserem Service die Umsetzung der vom Unternehmen gewünschten Aufbewahrungsfrist für die Dokumente.
  • Ich bekomme meine Dokumente nicht angezeigt. Was kann ich tun?

    Bitte deaktivieren Sie den Pop-up-Blocker Ihres Browsers oder lassen Sie Pop-ups der Seite www.myserviceportal.de zu, um Dokumente über die Option „Datei ansehen“  abrufen zu können!
  • Woran erkenne ich, dass neue Dokumente da sind?

    Sie erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, dass z. B. eine neue Gehaltsabrechnung zum Abruf bereitsteht. Mit dem Link gelangen Sie zur Anmeldemaske, wo Sie sich anmelden können.

    Die E-Mail-Benachrichtigung können Sie jederzeit selbst durch eine Auswahl im Menü abbestellen.
  • Kann ich meine Dokumente auch drucken und speichern?

    Sie können jederzeit Ihre Dokumente herunterladen und über lokale Drucker ausdrucken.
  • Was passiert mit meinem Benutzerkonto und den Dokumenten nach einem Jobwechsel?

    Wir empfehlen den Unternehmen, die Benutzerkonten ehemaliger Mitarbeiter noch drei Monate weiterzuführen, damit Sie auf Ihre Dokumente zugreifen und diese speichern können.

    Als Betreiber des Portals setzen wir die Vorgaben Ihres Arbeitgebers um.

    Bitte informieren Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber (Personalabteilung), ob und ggf. wie lange Sie nach Ihrem Austritt noch das Benutzerkonto nutzen können.
  • Was kann das MyServicePortal?

    Das MyServicePortal ist die webbasierte Service-Plattform, die Personalabteilung und Mitarbeiter miteinander verbindet.

    Über das Modul .gehalt können Sie Ihren Mitarbeitern die Gehaltsabrechnungen jederzeit sicher digital zur Verfügung stellen.

    Über das Modul .dokumente können Sie Neben den mitarbeiterbezogenen Dokumenten wie z.B. Verdienstnachweis, auch zusätzlich alle firmenbezogenen Abrechnungs-Dokumente digital archivieren und verwalten.

    Dazu zählen alle Dokumente, die im Rahmen der Abrechnung durch die Abrechnungs-Software erzeugt und an das Portal übergeben werden.
  • Was kann das Modul .gehalt?

    Über das Modul .gehalt können Sie Ihren Mitarbeitern die Gehaltsabrechnungen jederzeit sicher digital zur Verfügung stellen.
  • Was kann das Modul .dokumente?

    Über das Modul .dokumente können Sie Neben den mitarbeiterbezogenen Dokumenten wie z.B. Verdienstnachweis, auch zusätzlich alle firmenbezogenen Abrechnungs-Dokumente digital archivieren und verwalten.

    Dazu zählen alle Dokumente, die im Rahmen der Abrechnung durch die Abrechnungs-Software erzeugt und an das Portal übergeben werden.
  • Funktioniert das MyServicePortal mit meinem Abrechnungssystem?

    Nutzen Sie schon unseren Abrechnungsservice oder wollen Sie in Zukunft unseren Abrechnungsservice nutzen?
    Kein Problem: All unsere HR-Software-Systeme PROVIA HR, SAP HCM und PAISY sind im Rechenzentrum der VRG HR standardmäßig angebunden.

    Möchten Sie Ihr aktuelles Abrechnungssystem weiter nutzen und trotzdem die Vorteile des MyServicePortal in Anspruch nehmen?
    Auch das ist kein Problem: Durch den connector 2.0 ist die Anbindung Ihres Systems jederzeit problemlos möglich.
    Das bedeutet für Sie eine leichte und schnelle Anbindung an die MyServicePortal Welt- wie beim Plug & Play.
  • Ich interessiere mich für das MyServicePortal. Wer ist mein Ansprechpartner?

    Bitte nutzen Sie unser Kontaktformular.

  • Wie viel Geld spare ich mit dem MyServicePortal?

    Unternehmen, die auf digitale Verdienstnachweise umstellen, können bis zu 40% an Kosten einsparen! Aufwände die für den Druck, die Kuvertierung und den Versand der Gehaltsabrechnung anfallen werden signifikant gesenkt.

  • Wie sicher sind meine Daten aufgehoben?

    Ihre Daten befinden sich in einem besonders geschützten Rechenzentrum in Deutschland. Durch SSL/TLS-Verschlüsselung besteht höchste Sicherheit beim Zugriff über das Web. Darüber hinaus entspricht es dem neusten Standard für mobile Webanwendungen Open Web Application Security Project (OWASP) 10.
  • Ist das MyServicePortal revisionssicher?

    Ja, Sie können u.a. steuerrelevante Dokumente mit MyServicePortal archivieren. Sie werden gemäß den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt. Zu diesen zählen der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung wie Vollständigkeit, Richtigkeit , zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit.
  • Es werden keine Dokumente angezeigt. Was kann ich tun?

    Sie müssen im ersten Schritt immer eine Suchanfrage abschicken, um Dokumente anzeigen zu lassen.
  • Es werden auch keine Dokumente angezeigt nachdem eine Suchanfrage abgeschickt wurde. An wen kann ich mich wenden?

    Teilen Sie dies bitte der in Ihrem Unternehmen verantwortlichen Abteilung mit (z.B. Personalabteilung oder Dienstleister für Personalabrechnung) mit.
    Ansonsten nutzen Sie die E-Mail-Adresse: myserviceportal@vrg-hr.de 
  • Es fehlen Dokumente. An wen kann ich mich wenden bzw was kann ich tun?

    Teilen Sie dies bitte der in Ihrem Unternehmen verantwortlichen Abteilung mit (z.B. Personalabteilung oder Dienstleister für Personalabrechnung) mit.
    Ansonsten nutzen Sie die E-Mail-Adresse: myserviceportal@vrg-hr.de 
  • Ich möchte über neue Dokumente informiert werden. Was kann ich tun?

    Bitte aktivieren Sie die Benachrichtigungsfunktion.
  • Woher bekomme ich meine Zugangsdaten?

    Sie erhalten die Zugangsdaten automatisch per E-Mail zugeschickt.
  • Ich habe noch keine Zugangsdaten bekommen. An wen kann ich mich wenden?

    Wenn Sie fünf Arbeitstage nach Freischaltung noch keine Zugangsdaten erhalten haben, teilen Sie dies bitte der in Ihrem Unternehmen verantwortlichen Abteilung mit (z.B. Personalabteilung oder Dienstleister für Personalabrechnung) mit.
    Ansonsten nutzen Sie die E-Mail-Adresse: myserviceportal@vrg-hr.de 
  • Wie melde ich mich an?

    Unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse, Ihres Passworts und Ihrer Personalnummer können Sie sich hier anmelden: login.myserviceportal.de;
  • Was kann ich bei Verlust meines Kennwortes tun?

    Bei Verlust des Kennworts klicken Sie bitte auf den Button „Kennwort Vergessen“ und geben dann in der Maske Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten danach eine E-Mail in Ihr E-Mail-Postfach mit weiteren Instruktionen. Stellen Sie bitte sicher, dass Sie bei Anforderung eines neuen Kennwortes Zugriff zu Ihrem E-Mail Konto haben.

    Der Link hat eine zeitliche Gültigkeit von 60 Minuten ab der Anforderung!
  • Was kann ich tun, wenn mein Benutzerkonto gesperrt ist?

    Bei mehrfachen fehlerhaften/erfolglosen Login-Versuchen wird Ihr Benutzerkonto aus Sicherheitsgründen vorübergehend gesperrt. Verfahren Sie dann wie bei Verlust des Kennworts und Nutzen Sie die Kennwort-Vergessen-Funktion.